✏️ Viết tốt hơn với những bài học từ ‘Writing that works’

Viết là một kỹ năng quan trọng trong công việc mà mình mới nhận ra gần đây.

Mình đang cố gắng hằng ngày để cải thiện kỹ năng này, đặc biệt là business writing.

Business writing đề cập đến kinh doanh trong cái tên của nó, nhưng đây là một kỹ năng hữu ích cho mọi công việc.

Ngay cả khi bạn không làm về kinh doanh, bạn vẫn nên cải thiện kỹ năng viết của mình.

Business writing là việc viết đi thẳng vào vấn đề là loại bỏ nhiễu (noise).

Bài post, email, CV, cover letter, báo cáo, tài liệu mô tả sản phẩm, chức năng (feature),… là các dạng của business writing.

Business writing cũng chính là nền tảng của UX writing. Những từ ngữ không cần thiết và dài dòng sẽ thêm nhiễu vào trải nghiệm và làm sản phẩm phức tạp hơn.

Dạo gần đây mình biết được cuốn sách ‘Writing that works’ và mình thấy nó vô cùng hay. Dù ngôn ngữ chính của sách muốn nói đến là tiếng Anh, nhưng những nguyên lý này vẫn áp dụng cho tiếng Việt.

Đây là 10 điều bạn nên ghim lên tường để cải thiện kỹ năng viết của mình.

1/ Viết như cách bạn nói, một cách tự nhiên

Người ta thường nghĩ viết và nói là hai dạng ngôn ngữ khác nhau.

Nhưng chúng thật sự không.

• Chọn một chủ đề
• Viết một đoạn về nó
• Sau đó, ghi âm bạn nói về chủ đề đó.

Lặp lại cho đến khi chúng khớp với nhau.

2/ Mục đích của việc viết là giao tiếp hiệu quả

Những người bận rộn đọc những gì bạn viết. Nên bạn sẽ hữu ích hơn nếu văn bản của bạn tốn ít thời gian hơn của họ.

Vậy nên hãy đầu tư thời gian của bạn cho việc viết tốt bây giờ để tiết kiệm thời gian của người khác trong tương lai.

3/ Quy luật vàng của business writing: không lẩm bẩm

Lẩm bẩm là lạm dụng từ ngữ nhưng lại không làm cho thông điệp rõ ràng.

Khi người đọc phải đoán ý nghĩa của thông điệp thì nó không tốt cho bài viết.

Vậy làm sao để tránh lẩm bẩm trong viết văn bản? Viết súc tích.

4/ Sắp xếp gọn gàng bài viết

Viết là suy nghĩ kết tinh trên trang giấy. Viết tốt đồng nghĩa với suy nghĩ tốt.

• Bắt đầu với một dàn ý (outline)
• Đưa ra ý kiến của mình
• Liệt kê ra những điểm chính

Sau đó đánh số và gạch dưới những điểm chính để hướng dẫn người đọc.

Cuối cùng, kết thúc với một phần tổng kết ngắn gọn.

5/ Mở đầu với những đoạn ngắn và câu ngắn

Độc giả nên tò mò tại sao bài viết được viết ra và vì sao họ nên đọc.

Mục tiêu của câu đầu tiên dẫn người đọc đến câu thứ hai.

Vậy nên không bao giờ mở đầu với một Tường chữ, hay Wall of Text (một khái niệm từ lóng chỉ một bài viết, post, status, comment, vân vân và mây mây, rất dài).

6/ Dùng từ ngắn

Mục đích của việc này không phải là để làm cho bài viết của bạn ngắn hơn. Mục đích là để giảm ma sát (friction).

Những từ ngắn sẽ được nói dễ dàng hơn.

Người đọc sẽ thường ‘nói’ những từ trong bài viết trong đầu khi họ đang đọc. Bạn có thể làm cho việc đó dễ dàng hơn với những từ ngắn.

Đây là một số ví dụ:

• “Trợ giúp” → “Giúp”
• “Dựa theo thực tế là” → “Vì”
• “Thực thi” → “Làm”
• “Vào thời điểm hiện tại” → “Bây giờ”
• “Chẳng mấy chốc” → “Sớm”

7/ Dùng ngôn ngữ dễ hiểu và tránh các từ chuyên môn

Nhiều người dùng các chuyên môn để thể hiện sự hiểu biết. Nhưng họ thật sự dùng nó để che dấu sự thiếu hiểu biết của mình.

Một cách để sửa lỗi này là áp dụng kỹ thuật Feynman.

Khi giải thích điều gì đó, hãy giả bộ bạn đang giải thích cho một đứa trẻ 12 tuổi.

8/ Hãy cụ thể

Sai lầm lớn nhất trong viết văn bản là sử dụng những từ ngữ chung chung.

Đừng để người đọc phải đoán.

Thay vì: “Tính năng mới của sản phẩm đã được xây dựng thành công và hoàn thành trước tiến độ”

Hãy: “Chúng tôi đã tăng tỷ lệ thanh toán thành công lên 25% và hoàn thành sớm hơn thời gian dự tính 2 tuần”

9/ Đi thẳng vào vấn đề

Dành thời gian để xây dựng những gì bạn cần nói.

Sau đó, thể hiện nó một cách tự tin với những câu đơn giản và súc tích.

Đặc biệt là trong văn bản ghi nhớ (memo) hay email, đặt thông báo của bạn vào tiêu đề hoặc dòng đầu tiên.

Hãy để người đọc hiểu chính xác bạn đang nói điều gì.

10/ Làm cho bài viết thật hoàn hảo

• Không lỗi chính tả (typo)
• Không phát âm sai (misspelling)
• Không sai số hoặc dữ liệu

Không thể đổ lỗi cho bất kỳ lý do gì. Nhất là khi chúng ta đã có các công cụ hỗ trợ.

Dành thêm năm phút để kiểm tra và sửa lỗi.

*Và mình vẫn đang tìm cách để giảm bớt lỗi chính tả của mình :(. Không sao, cứ tiếp tục rèn luyện.

Tổng kết lại:

• Viết như cách bạn nói
• Mở đầu bằng những câu ngắn
• Tránh từ ngữ chuyên ngành
• Hãy cụ thể
• Đi thẳng vào vấn đề
• Dùng từ ngắn
• Không lẩm bẩm
• Tổ chức bài viết rõ ràng